Produttività: 3 aspetti da gestire attentamente

Efficienza, produttività, ottimizzazione del tempo… Sembra non si parli d’altro, soprattutto in ambito lavorativo; tanto che, queste parole, ridotte a un mantra da ripetere interiormente, hanno quasi perso ogni significato (o, per molti, assunto un’accezione negativa).

Per quanto mi riguarda, ho sempre visto nel “fare di più in meno tempo” l’opportunità di guadagnare tempo. Tempo da spendere in attività più interessanti: lavorare ad un progetto più stimolante; uscire a fare una passeggiata; trascorrere un’ora in più con le persone che amo.

In questo post esaminiamo tre aspetti importanti da gestire per incrementare la nostra produttività quotidiana; per ciascuno di essi vi propongo alcune delle tecniche e degli strumenti che in questi anni mi hanno aiutato a lavorare meglio e con meno stress.

1. Pianificazione delle attività

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Un primo passo verso una maggiore produttività e ottimizzazione del proprio tempo è fare chiarezza nella propria testa riguardo gli obiettivi da raggiungere e le attività che questi obiettivi comportano.

Un’attenta pianificazione dei task non solo ci permette di lavorare in modo più organizzato, ma evita anche che le nostre energie si disperdano in attività superflue o poco orientate al raggiungimento dell’obiettivo (a meno che non stiate divagando deliberatamente).

Per progetti che richiedono diversi mesi di lavoro, la nostra pianificazione dovrebbe partire da macro-attività che andranno poi raffinate e suddivise in task sempre più semplici e focalizzati. Il risultato ultimo dovrebbe essere una lista di “passi” giornalieri ordinati per priorità.

Potremo quindi stilare una TO-DO list che fungerà anche da log delle attività completate. In questo modo, al temine di ogni settimana avremo costruito un semplice report da analizzare per capire cosa ci ha assorbito di più e su cosa possiamo concentrarci per migliorare.

Consiglio Non fate l’errore di sovraccaricare la vostra TO-DO list quotidiana; cercate invece di stimare in modo oggettivo quante attività riuscirete a svolgere ogni giorno, in accordo con le vostre priorità e i vostri orari di lavoro.

Strumenti

Fermo restando che potreste utilizzare un approccio “cartaceo”, con quaderno o taccuino, per stilare le vostre TO-DO list, esistono diversi strumenti software che possono esserci utili nel tenere traccia delle nostre attività.

Le opzioni sono davvero molte: si va dal minimale Google Keep, a qualcosa di più completo, come Todoist; la scelta dipenderà molto dal vostro modo di lavorare. Ad esempio, per la mia lista di cose da fare, al momento mi trovo bene con un semplice foglio di calcolo in stile Excel.

Trello

Uno strumento più evoluto che mi sento proprio di consigliare è Trello: moderna rivisitazione di una lavagna in stile Kanban.

Possiamo usare Trello come una semplice TO-DO list o sfruttarlo appieno per implementare un approccio visuale alla gestione dei nostri progetti.

Per chi fosse interessato ad approfondire il Kanban applicato allo sviluppo software, vi rimando all’ottima serie di articoli pubblicati su MokaByte qualche anno fa.

Di Trello, invece, parleremo meglio in un futuro post.

2. Gestione del tempo

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Saper organizzare e gestire efficacemente il nostro tempo è un fattore importante quanto la pianificazione.

Dopo aver stabilito quali sono i passi da fare per chiudere il progetto, la domanda da porsi è: quanto tempo assegnare ad ogni attività?

Diversi anni fa ho scoperto l’ormai celeberrima Tecnica del Pomodoro, inventata dallo sviluppatore Francesco Cirillo, esportata in tutto il mondo e ormai applicata a qualunque ambito.

La Tecnica del Pomodoro rientra nelle cosiddette tecniche di timeboxing o timeframing, che prevedono la gestione del tempo in timebox, ovvero l’assegnazione di un intervallo di tempo prefissato ad ogni attività pianificata (la Pomodoro Tecnique prevede box di 25 minuti).

Questo tipo di approccio ci aiuta non solo a rimanere più concentrati su quel che stiamo facendo (vedi punto successivo), ma anche a quantificare l’effort richiesto per portare a termine ciascuna attività, cosa che risulta utilissima per le successive stime dei tempi.

Prendiamo dunque la nostra lista di attività ed assegniamo a ciascun task il numero di timebox stimati per il completamento. Al termine di ogni attività annotiamo quanto tempo abbiamo effettivamente impiegato per concludere il lavoro e andiamo ad analizzare gli scostamenti dalle stime iniziali.

Questo processo di misurazione giornaliera ci permette di prendere consapevolezza del nostro modo di lavorare, al fine di ottenere un miglioramento continuo e progressivo.

Strumenti

Se vi sentite abbastanza pittoreschi e riuscite a sopportare il ticchettio persistente, un bel timer da cucina è quello che fa per voi. :-)

Pomodoro timer

Per chi invece preferisce strumenti più “moderni”, esistono diverse alternative in circolazione.

TomatoTimer, utilizzabile direttamente dal browser, è probabilmente la soluzione più semplice ed efficace per cominciare ad applicare il timeboxing al vostro lavoro. Tomighty è invece una piccola applicazione, disponibile per ambienti Windows e Mac, per avere un “pomodoro” sempre a portata di mano.

Infine, per i più orientati al mobile, esistono moltissime app in grado di trasformare il vostro smartphone in un timer da lavoro.

3. Concentrazione

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L’ultimo aspetto che andiamo ad esaminare è la concentrazione, un fattore che contribuisce non poco alla nostra produttività, ma che risulta piuttosto difficile da gestire.

In un mondo dominato da smartphone e social network, il carico di stimoli a cui siamo sottoposti giornalmente mette a dura prova la nostra “disciplina interiore”.

Sicuramente, una buona pianificazione dei task e l’utilizzo di tecniche di timeboxing aiutano moltissimo a mantenere focalizzata la nostra mente sui passi da compiere e sui micro-obiettivi da raggiungere.

Inoltre, molti studi sembrano confermare che il nostro cervello non è adatto a lavorare parallelamente su molteplici attività (il mio sicuramente non lo è…), per cui rassegnatevi e abbandonate il multitasking per abbracciare appieno la sequenzialità.

Infine, l’ambiente di lavoro influisce moltissimo sulla nostra concentrazione. Chiunque lavori in ambienti affollati (come grandi uffici o open space) sa quanto è difficile riuscire a raggiungere uno stato di flow.

Ascoltare musica o suoni “neutri” attraverso degli auricolari è un piccolo trucco che può aiutarci, ma che va usato con moderazione per non compromettere il nostro udito.

Strumenti

Per chi, come me, adora la tecnica del “una-cosa-alla-volta”, suggerisco di affiancare (o sostituire) alle TO-DO list proposte in precedenza uno strumento radicale, come NowDoThis. Una volta stilata la nostra lista di task, l’applicazione visualizzerà una sola attività alla volta fino alla conclusione della stessa. In questo modo saremo focalizzati su un unico obiettivo senza alcun tipo di distrazione.

Se il vostro problema principale è invece lo smartphone, Forest potrebbe fare al caso vostro. Disponibile per Android e iOS, quest’app permette di far crescere il proprio boschetto virtuale, un alberello alla volta, a patto che riusciate a rimanere lontani dal vostro telefono almeno 5 minuti.

Per quanto riguarda l’aiuto musicale, molto dipende dai vostri gusti. Spotify propone diverse playlist dedicate a focus e concentrazione.

Personalmente, per lavorare preferisco suoni neutri, come il rumore bianco o qualcosa di simile… Noisli permette di costruire il proprio “rumore di fondo” a partire da suoni che favoriscono il rilassamento e la concentrazione. Potete scegliere il vostro mix oppure utilizzare i preset disponibili.

In conclusione

Sia che vogliate incrementare il vostro fatturato o il vostro tempo libero, lavorare in modo più intelligente può fare la differenza.

Indipendentemente da quali tecniche o strumenti utilizziate, è importante tenere a mente gli aspetti esaminati in questo post. Non a caso, pianificazione e timeboxing sono alla base di molte metodologie agili di sviluppo.

Se avete suggerimenti o volete condividere qualcuno dei vostri “segreti di produttività”, lasciate un commento! ;-)

Alla prossima,

David